Tag Archives: discutii manageriale

Lectia nr 2 – Corespondenta


Lectia nr 2 – Corespondenta

Corespondenta poate lua diferite forme: scrisori, fax, acte diverse, petitii, etc.

Orice forma de corespondenta este bine sa fie inregistrata in registrul de intrari, registrul de corespondenta, in functie de tipul de registru deschis pentru corespondenta.

Daca firma nu are un registru de corespondenta luati pur si simplu un caiet preferabil studentesc, numerotati paginile, scrieti la sfarsitul caietului: ,,Acest caiet contine x file” Semnati si stampilati si este foarte bine si asa.

Faceti un cap de tabel cu rubricatie de genul nr. crt., continutul corespondentei, persoana caruia ii inmanez corespondenta, data intrare, data iesire, etc.

Inregistrarea corespondentei este prevazuta si de lege dar iti asigura si tie ca secretara o claritate si siguranta a muncii.

De ex. ai primit prin corespondenta o scrisoare, un act, si l-ai inmanat persoanei desemnate pentru continutul din corespondenta primita. Perfect. Dar ce te faci cand persoana care i-ai inmanat corespondenta sa zicem acum doua saptamani, a ratacit scrisoarea/actul respectiv si ca sa nu isi strice el imaginea da vina pe tine ca secretara cum ca tu esti cea care nu ai distribuit corect corespondenta si la el nu a ajuns nimic!!!

Ei bine daca nu ai inregistrat corespondenta si nu l-ai pus sa semneze de primire, in situatiile sus mentionate, sincer, chiar nu ai cum sa dovedesti ca tu ti-ai facut treaba si uitucul este chiar el!!!!

Oricum tot tu vei avea de suferit deoarece daca uitucul ierarhic vorbind este si superior tie va iesi basma curata.

Din ce am scris mai sus reiese clar un lucru:

Inregistrati corespondenta si puneti pe fiecare sa semneze de primire in ciuda comentariilor de genul: ,,ce tocmai in mine nu ai incredere?” sau ,,aici suntem oameni seriosi nu e nevoie sa semnam” si alte asemenea.

Prima regula: Inregistrati corespondenta, si cereti semnatura de primire la distribuirea corespondentei in firma, indiferent de persoana destinatar.

Cateva aspecte generale despre secretariat


Lectia nr 1- Aspecte generale

Secretariat – Serviciul intr-o institutie, intreprindere, organizatie care rezolva lucrarile administrative curente.

Cateva situatii introductive la care m-am gandit:

  • Sunteti la inceput de drum cat priveste activitatea de secretariat intr-o firma;
  • Sunteti in cautarea unui loc de munca si nu prea aveti experienta;
  • Sunteti student in an terminal si va ganditi ca in curad veti avea nevoie de un job;

Exemplele ar putea continua.

Pentru toti cei aflati in situatiile enumerate mai sus si nu numai voi incerca sa va prezint sfaturi utile in domeniul secretariatului.

Cu ani in urma, cand eram si eu incepatoare in acest domeniu, primul pas pe care l-am facut a fost sa urmez un curs de secretariat- birotica la una din istitutiile statului renumita, acreditata si cu un mare grad de incredere sociala la acea vreme.

Cand mergem la un asemenea curs mai ales daca si platim pentru el, ne asteptam sa primim in schimb informatii pretioase care sa ne ajute, sa ne fie suport de baza in activitatile viitoare.

Ei bine trebuie sa recunosc ca la sfarsitul cursului nu am ramas cu prea multe beneficii. Si tind sa afirm ceva de genul: am pierdut timp si bani si nu am invatat mare lucru. Singurul lucru a fost diploma eliberata la sfarsit.

Ca tot ce-i romanesc doar hartia conteaza. Si daca e sa ma gandesc nici pe aia nu prea am folosit-o, a ramas o simpla amintire intr-un dosar.

Departamentul secretariat, secretara au nevoie de un instrument principal: comunicarea.

Comunicarea mai toata lumea vorbeste desprea ea dar putin o folosesc.

A comunica nu inseamna a vorbi mult si gata ai comunicat, ti-ai facut treaba.

Bineanteles specialistii au dezvoltat acest subiect si pentru cei interesati pot gasi informatii suplimetare in literatura de specialitate.

Secretara este imaginea firmei, front office, persoana cu care toata lumea comunica cu si despre firma- (intregul ansamblul de activitati al firmei). Practic secretara este cheia succesului.

Iata de ce este atat de important sa invatam cat mai multe lucruri despre:

  • comunicare, relationare,
  • gestionarea corespondentei
  • cadrul legislativ in care firma/institutia isi desfasoara activitatea
  • lucrul cu programele de calculator (word, excel, power point, ect)

Toate acestea le vom analiza rand pe rand in prezentarile ce vor urma.

Succes!

Pt managerii care doresc sa ofere cursuri de instruire angajatilor, va stau la dispozitie cu lectiile necesare.

Manageri negativisti/ Manageri slab pregatiti sau cand seful e mai prost ca subalternul.


Buna tuturor celor ce veti citi acest articol.

Sunt convinsa ca multi dintre dvs. ati fost sau poate mai sunteti intr-o  asemenea situatie. Adica sa aveti un sef mai prost. Un manager mai prost. Un director mai prost.

Pt cei nexperimentati va veti intreba unde este posibil asa ceva? Ca doar un asemenea sef ar duce la faliment firma!

Ba nu, ci dimpotriva ei exista ,,se inchina la Sfantul scaun” prin orice mijloace si stau comod pe acest scaun de sef  ani in sir.

De regula acesti manageri ii gasim in institutiile publice si chiar in firme private ajunsi cu P.C.R.-ul.

P- Pile

C- Cunostinte

R- Relatii.

Tragedia e cam mare in asemenea situatii mai ales pentru subalterni. Dar din pacate nu prea avem ce face decat sa acceptam situatia, sa zicem ca ei si sa facem ca noi atat cat permite cazul.

Caracteristici generale ale acestor manageri negativisti/slab pregatiti profesional/prosti.

– ajung in functie prin vechimea in institutie si schimbarile de structura organizatorica aparute in timp;

– se cred  mai destepti decat tot restul lumii;

– conduc prin metoda pumnului in gura si aer cu portia;

– ,,comunica” mereu negativ cu cei din jur;

–  mereu sunt foarte ocupati, nu au timp de nimic si nimeni;

– daca au de indeplit o sarcina, o problema, etc. deleaga pe altii sub pretexul ca nu au timp. In realitate habar nu au cum sa rezolve/administreze situatia;

– mereu te ,,bruscheaza” verbal in toate discutiile, De la simple discutii pana la cele serioase iti va raspunde negativ, respingator. Indiferent de ce spui nimic nu e bun.

Voi continua, pana una alta va astept parerile dvs. la cele scrise.

O zi buna.